بازرسی دیجیتال از دفاتر قانونی
به گزارش آتیهآنلاین، مصطفی سالاری، مدیرعامل سازمان تأمین اجتماعی، در نشستی تخصصی با حضور معاونان و مدیران این سازمان دیماه ۱۴۰۳ ضمن اعطای احکام مدیران طرحهای تحولی، جزئیات ۲۰ طرح کلان تحولآفرین دوره مدیریتی جدید را تشریح کرد.
او با تأکید بر ضرورت اجرای دقیق و سریع این طرحها اعلام کرد: این برنامهها فراتر از رویههای معمول و با بهرهگیری از خرد جمعی طراحی شدهاند و با مدیریت صحیح و پشت سر گذاشتن دشواریها، محقق کردن تمامی آنها ممکن است.
«هوشمندسازی و ارتقای بهرهوری بازرسی دفاتر قانونی» یکی از طرحهای کلیدی مورد اشاره سالاری در آن نشست بود. او تأکید کرده بود که در حوزه بازرسی از دفاتر قانونی باید به سمت الکترونیکیکردن فرآیندها، استفاده از هوش مصنوعی و تحلیل دادههای نوین حرکت کنیم که با این تحول، ضمن تسهیل و تسریع در رسیدگیها و افزایش رضایت صاحبان کارگاهها، کاستیهای فرآیند فعلی نیز برطرف شود. خبر در دستور کار قرارگرفتن تحول دیجیتالی در فرایند بازرسی از دفاتر قانونی به عنوان یکی طرح های بیست گانه تحول آفرین و توسعه ای سازمان تأمین اجتماعی با واکنش های مثبتی از سوی ادارات بازرسی از دفاتر قانونی روبه رو شده است.
مریم رحیمی، رئیس اداره بازرسی دفاتر قانونی اداره کل تأمین اجتماعی شرق تهران در گفتوگو با آتیه آنلاین ضمن مرور فرآیندهای جاری و بررسی وضعیت دفاتر قانونی، بر لزوم اجرای سریع طرح هوشمندسازی بازرسی این دفاتر تأکید کرد و گفت: هوشمندسازی با بهرهگیری از فناوریهای نوین مانند هوش مصنوعی، تحولی اساسی در فرآیندهای کاری ایجاد خواهد کرد. این تحول منجر به شفافیت بیشتر، کاهش حجم فیزیکی پروندهها و آزادسازی فضای اداری میشود.
هوش مصنوعی، محور تحول در بازرسی دفاتر قانونی
رحیمی با هشدار درباره شرایط نامناسب فعلی برخی دفاتر اظهار کرد: وضعیت کنونی بهویژه در شعب پرتراکنش مانند شعبه ۲۲، با چالشهای جدی مواجه است. حجم انبوه گزارشها و پروندههای فیزیکی نهتنها مدیریت را دشوار کرده، بلکه نگرانیهای ایمنی جدی ایجاد کرده است. خطراتی مانند احتمال ریزش سازهها به دلیل بار بیش از حد، خطر آتشسوزی و نابودی مستندات و حتی احتمال جابجایی یا دستکاری غیرمجاز اسناد، همکاران و اموال را تهدید میکند.
رئیس اداره بازرسی دفاتر قانونی اداره کل تأمین اجتماعی شرق تهران با اشاره به چالشهای عملیاتی ناشی از روشهای سنتی حسابرسی گفت: انبوه اسناد کاغذی و فرآیندهای دستی، سیستم فعلی ما را در معرض خطاهای پرهزینه و تهدیدهای مالی قرار داده است.
وی حجم انبوه اسناد فیزیکی را از چالشهای کلیدی خواند و افزود: بررسی صدها کلاسور اسناد برای هر شرکت (گاه بیش از ۱۰۰ کلاسور) چالشی جدی است. با توجه به نیاز مراجعات مکرر (هیأتهای تجدیدنظر و دیوان عدالت اداری) مشکل نگهداری اسناد در فضای محدود شعبه دشوار و چالش برانگیز می شود.
رحیمی فرآیندهای دستی بازرسی دفاتر را پرخطا دانست و در این خصوص گفت: ورود دستی دادهها به سیستم بدون کنترل خودکار، بیم یک اشتباه در ثبت رقم را افزایش می دهد که در این صورت ممکن است بدهی اشتباهی به کارفرما تحمیل کند. از طرفی گاهی به منظور پیگیری ادعاهای کارفرمایان همکاران مجبور هستند با جستجوی دستی هزاران صفحه اسناد را برای یافتن یک مدرک خاص ورق بزنند.
او افزود: همچنین با توجه به اینکه اجرای آرای هیأتهای تشخیص مطالبات در حوزه بازرسی دفاتر به صورت دستی است همکاران باید اسناد مورد ادعای شرکت ها را با اسناد موجود در گزارش تطبیق داده و سپس نسبت به اجرای رأی اقدام کنند که این موضوع نه تنها زمانبر بوده بلکه احتمال خطا و تخلف ناخواسته را افزایش میدهد.
رئیس اداره بازرسی دفاتر قانونی اداره کل تأمین اجتماعی شرق تهران با تأکید بر لزوم کنار گذاشتن روشهای کاملاً دستی و استقبال از دستور آقای سالاری گفت: امیدواریم این تحول اساسی هرچه سریعتر محقق شود تا شاهد حذف روشهای سنتی پرخطر و پرهزینه باشیم چرا که هوشمندسازی نهتنها ایمنی و دقت را افزایش میدهد، بلکه پاسخگوی حجم سنگین و فزاینده تراکنشهای کنونی خواهد بود.
گفتوگو: مهین داوری